LMS Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

---

Eğitim departmanlarının en zorlandığı nokta, yapılan yatırımların kısa sürede katma değer yaratmasını bekleyen yöneticilere, istedikleri rakamsal getirileri kısa dönemde sunamamaktır. Herkes “Eğitim şart!” diye düşünür ama bütçe zamanı geldiğinde maalesef bu sözler unutulur. İşte burada insan kaynakları departmanlarının imdadına hem süreçleri kolaylaştıracak hem de bütçe kalemlerini rahatlatacak olan e-öğrenme çözümleri gelir. LMS (Learning Management System) ise e-öğrenme çözümlerini etkili bir şekilde kullanmak, eğitim süreçlerini kolayca ve tek bir sistem üzerinden takip etmek isteyen her kurumun, ihtiyacı olan bir yazılımdır. Bu konuda “LMS nedir? Ne işe yarar?” adlı yazımızı okuyabilirsiniz.

Şimdi şirketiniz için doğru LMS’i seçerken nelere dikkat etmelisiniz bir düşünelim. Burada ilk yapmanız gereken, öncelikli ihtiyaçlarınızı belirlemek!

İhtiyaç Analizi

Her şirket, aynı amaçla yola çıksa da ihtiyaçları birbirlerinden oldukça farklı olabilir. Çok özellikli araçlara sahip olmasına rağmen bir bankanın eğitim ihtiyaçlarını karşılamakta zorlanan bir “X LMS”, bir perakende şirketi için fazla karışık ve kullanışsız gelebilir. O yüzden önce bir ihtiyaç analizi yapmanız, sağlıklı kararlar vermenize yardımcı olacaktır.

Örneğin; LMS yönetiminin, kaç kişinin sorumluluğunda olması planlanıyor? Sistemin hangi çalışan grubuna hitap etmesi hedefleniyor? Ofis mi saha mı yoksa her ikisi de mi? Sistem kaç kişinin aktif kullanımına açılacak? Bu kişilerle hangi yöntemle iletişim kurulacak? Ne tür eğitimlere ihtiyaç duyuluyor? Şirket içeriklerinin sisteme hangi formatta yüklenmesi gerekiyor?

Eğitim departmanınızın, yukarıdaki gibi birçok soru üzerinde durması seçim sürecini oldukça kolaylaştıracaktır. Peki bir LMS'te olmazsa olmazlar neler? Sizler için aşağıda sıraladık. Hadi birlikte göz atalım!

Entegrasyon

Seçeceğiniz LMS’in, kurumunuzun kullandığı İK bordro sistemiyle entegre olabilmesi kritik bir öneme sahiptir. Entegrasyon sayesinde insan hatası minimum seviyeye iner ve sistem yöneticisi manuel iş yükünden kurtulur. Örneğin, İK sistemine eklenen yeni çalışan ya da terfi alan bir uzman otomatik olarak LMS’te de aynı şekilde görünür. Böylece ikinci bir güncelleme işlemine gerek kalmaz. Güncelleme sırasında oluşabilecek hatalı kayıt ihtimali de ortadan kalkmış olur.

Raporlama

Raporlama, LMS’in temel görevlerinden biridir. Excel dökümanı olarak indirebileceğiniz, ihtiyacınızı karşılayan detayda raporlar sunan bir LMS, takip ve yönetim açısından önemlidir. Bunun yanında kullanıcı dostu bir yönetim paneliyle de sürekli rapor indirmeye ihtiyaç duymadan önemli değerleri anlık görüntülemeniz işinizi kolaylaştıracaktır.

Kullanıcı Dostu Arayüz

Başta çok önemsemeyen bu konu, daha sonra sizi en çok etkileyecek özelliklerin başında gelir. Çünkü kullanıcı odaklı bir sistem, özellikle yönetici tarafında zaman ve emek tasarrufu sağlamanıza yardımcı olur. İsteğiniz ve heyecanınızın ilk günkü gibi kalması, mutlaka çalışanlarınıza da yansıyacaktır. Sizin etkili kullandığınız bir LMS, onların da kullanımına etki edecek, kurumunuzun performansını artıracaktır.

Otomasyon

Entegrasyon sonrası, otomasyon anlamında büyük bir adım atılacaktır. Ancak sistem bununla kalmayıp, yönetim ve takibi kolaylaştırmaya devam edebilir. Kullanacağınız LMS, otomatik eğitim ataması (örneğin her yeni kullanıcıya otomatik olarak oryantasyon e-eğitimlerinin atanması vb.), eğitim bitiş sürelerine yaklaştıkça otomatik hatırlatma e-mail/sms’lerinin gitmesi, eğitim/sınavların zincir kurallarıyla birbirlerine bağlanması ve önemli eğitimlerin önceliklendirilmesi gibi daha birçok özelliğin, işinizi ne kadar kolaylaştıracağına inanamayacaksınız.

Scorm Altyapısı

LMS ve e-öğrenme materyellerinin üretim standartları vardır. Scorm ise en yaygın olan standarttır. Scorm standardına sahip olan bir LMS seçmenin bir çok avantajı bulunur ancak en büyük avantajı, Scorm LMS'in farklı şirketlerin eğitimleriyle de kolaylıkla uyum sağlayabilmesi olacaktır. Scorm alt yapısına sahip bir LMS kullanmanız, hem sizi daha özgür kılar hem de ilerisi için LMS değiştirmek söz konusu olduğunda kolaylıkla eğitimlerinizi taşımanıza olanak sağlar.

Farklı İçerik Formatlarıyla Uyum

Sadece e-öğrenme materyalleri değil Power Point, PDF, mp4 gibi farklı dökümanların da LMS’e yüklenebilmesi, şirketin kendi dijital kütüphanesini oluşturabilmesi için büyük bir avantaj yaratır. Hem dökümanların tek bir sistemde saklanabilmesi hem de çalışan raporlarının çekilebilmesi kurum hafızasını güçlendirecektir.

Mobil Uyumluluk

E-öğrenmenin en büyük avantajı, zaman ve mekandan bağımsız olarak, çalışana kendini sürekli geliştirme fırsatı sunmasıdır. Bu avantajdan yararlanabilmek için LMS ve e-eğitimlerin mobil uyumlu olması gerekir. Özellikle saha çalışanlarının katılımını sağlamak için LMS seçerken, bu özelliği gözden kaçırmamalısınız.

İçerik Üretim Aracı

Bu tür bir araç sayesinde; PDF, Power Point gibi şirket dökümanlarınızı, e-öğrenme materyallerine dönüştürebilirsiniz. Bunun en büyük artısı, bir e-öğrenme materyaline dönüşen dökümanın, detaylı raporlarını çekebilmek olacaktır. Dökümana ses ve etkileşimler ekleme imkanı ise verimi mutlaka artıracaktır. Ancak bu aracın yine kullanıcı odaklı tasarlanması gerekir. Tüm zamanınızı buna ayırmak istemezsiniz değil mi?

Sınav & Anket

Sınav, e-eğitimi destekleyerek çalışanların gelişimine katkı sağlayan önemli bir araçtır. Ölçme-değerlendirme yapabilmek adına hazırladığınız sınavlar, çalışanların da kendilerini değerlendirmelerine ve geliştirmelerine yardımcı olur. Sınav sonuçları ise kurumunuzun gelişimini yakından takip etmenize olanak sağlar. Ayrıca anket aracı, değerli içgörüler elde edip, süreçlerinizi iyileştirmek için kullanılabilir.

Haberler/Duyurular

Haberler ya da duyurular gibi bir bölümü olan LMS’ler, çalışanlarınızla aranızdaki iletişimi güçlendirir. Bu bölümün güncel tutulması ise çalışanların LMS’e giriş sıklığını artıracağı için eğitim tamamlanma oranlarına da katkı sağlayacaktır.

Destek Süreci

Daha önce hiç LMS kullanmamış ya da yeni bir LMS sistemine geçiş yapacak olabilirsiniz. Bu aşamada e-öğrenme şirketinin vereceği, LMS kullanımı üzerine eğitimler ve herhangi bir durumda ihtiyacınız olacak anlık destek görüşmeleri oldukça önemlidir. LMS’ini kullandığınız şirketin bir servis sağlayıcıdan öte bir e-öğrenme partneri olabilmesi gerekir.

LMS, şirketler için önemli bir yatırımdır. Birlikte yıllarca çalışacağınız, her konuda destek olmasını bekleyeceğiniz e-öğrenme firmasını seçmek de tabii.. Bu alanda Hi e-learning olarak e-öğrenme partneri olmaktan gurur duyduğumuz Hepsiburada, Ford, Unilever, Mercedes-Benz, A101 gibi birçok lider şirketle çalışıyoruz. Yukarıda bahsettiğimiz temel LMS özelliklerini barındıran LMS markamız hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. Seçim sürecinde dikkat etmeniz gereken konular hakkındaki sorularınızı da yazarsanız, memnuniyetle cevaplamak isteriz.